Si vas a usar un documento público español en el extranjero —o un documento extranjero en España— es probable que te pidan que esté “apostillado”. Es uno de los trámites que más dudas genera porque parece burocrático, pero en realidad es sencillo una vez sabes dónde acudir.
Qué es la apostilla de La Haya
La apostilla es un sello o certificado que acredita la autenticidad de la firma de un documento público y la condición en la que ha actuado quien lo firma. No certifica el contenido del documento, solo que es auténtico y que quien lo emitió tenía competencia para hacerlo.
Existe gracias al Convenio de La Haya de 1961, del que España es parte junto a más de 120 países. Su función es sustituir a la legalización diplomática tradicional (mucho más lenta) entre los países firmantes.
Qué documentos se pueden apostillar
Los más habituales:
- Certificados de Registro Civil: nacimiento, matrimonio, defunción, fe de vida y estado.
- Certificados de antecedentes penales.
- Títulos académicos y certificados de estudios.
- Poderes notariales y escrituras públicas.
- Documentos judiciales: sentencias, autos.
- Certificados del Registro Mercantil.
No se apostillan documentos privados (una factura, un contrato entre particulares) salvo que hayan sido elevados a público ante notario.
Quién emite la apostilla en España
Depende del tipo de documento:
- Documentos judiciales y del Registro Civil: los Colegios de Registradores o los Tribunales Superiores de Justicia, según el caso.
- Documentos notariales: los Colegios Notariales.
- Documentos administrativos y académicos: el Ministerio de Justicia, a través de su sede electrónica.
Desde 2019, la mayoría de apostillas en España pueden solicitarse de forma electrónica, lo que ha acelerado mucho el proceso frente al trámite presencial de hace unos años.
Cuánto cuesta y cuánto tarda
La apostilla en sí es gratuita cuando se tramita de forma electrónica a través del Ministerio de Justicia. El plazo suele ser de unos días hábiles, aunque puede variar según el organismo emisor del documento original y el volumen de solicitudes.
Si necesitas el documento apostillado en papel de forma presencial, el plazo puede alargarse y en algunos colegios profesionales se aplican tasas administrativas.
Apostilla y traducción: no es lo mismo
Un error habitual es pensar que apostillar un documento incluye traducirlo. No es así. La apostilla certifica la autenticidad del documento original; si el país de destino no acepta el idioma en el que está redactado, necesitarás además una traducción jurada hecha por un traductor-intérprete jurado habilitado por el Ministerio de Asuntos Exteriores.
El orden habitual es: primero se apostilla el documento original, y después se traduce (incluyendo, normalmente, la traducción del propio sello de la apostilla).
Cuándo no hace falta apostilla
Entre países de la Unión Europea, para determinados documentos públicos (nacimiento, matrimonio, defunción, entre otros) el Reglamento UE 2016/1191 permite prescindir de la apostilla si se usa el formulario estándar multilingüe. Conviene comprobar en cada caso si el país de destino lo admite o sigue exigiendo apostilla.
Casos habituales donde se necesita
- Heredar bienes o tramitar una sucesión con herederos o bienes en distintos países.
- Comprar o vender un inmueble en España siendo no residente, o en el extranjero siendo residente en España.
- Darte de alta como autónomo o constituir una sociedad en España aportando documentación extranjera.
- Trámites de nacionalidad, residencia o reagrupación familiar.
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Este artículo tiene carácter informativo. Para tu situación concreta, consulta con un profesional cualificado.