Uno de los puntos que más revisa la Agencia Tributaria en las inspecciones a pymes es la retribución de administradores. Un error de forma —no de fondo— puede convertir un gasto legítimo en un gasto no deducible, con el consiguiente ajuste en el Impuesto sobre Sociedades.
El requisito mercantil: que los estatutos lo prevean
Para que la retribución del administrador sea fiscalmente deducible, los estatutos sociales deben prever expresamente el carácter retribuido del cargo y el sistema de retribución (cantidad fija, participación en beneficios, dietas, etc.). Es un requisito formal exigido por la jurisprudencia y por la propia AEAT: si los estatutos dicen que el cargo es gratuito, pagar al administrador genera un gasto no deducible, con independencia de que el trabajo sea real.
Si además el administrador ejerce funciones ejecutivas (más allá de las propias del cargo, como dirección general), conviene formalizar también un contrato de alta dirección que detalle esas funciones y su retribución específica.
Administrador que además trabaja en la empresa
Es habitual que el administrador desempeñe, además, funciones ordinarias de trabajo (comercial, técnico, gestión del día a día). Aquí conviene distinguir:
- Retribución por el cargo de administrador: debe estar prevista en estatutos.
- Retribución por el trabajo efectivo distinto de las funciones de administrador: puede articularse como nómina o como relación mercantil, según el caso, siempre que las funciones sean realmente distintas y estén bien documentadas.
Cotización a la Seguridad Social
El régimen de cotización depende del porcentaje de participación en el capital social y de si ejerce funciones de dirección efectiva:
- Administradores con control efectivo de la sociedad (participación igual o superior al 50%, o inferior si hay indicios de control) cotizan en el RETA (autónomos).
- Administradores sin ese control, que ejercen funciones ejecutivas remuneradas, suelen quedar encuadrados en el régimen general con las particularidades del sistema de asimilados.
Retención de IRPF
Las retribuciones a administradores están sujetas a un tipo de retención fijo, distinto del que se aplica a los trabajadores por cuenta ajena, y que la normativa vigente puede reducir para entidades de facturación reducida. Conviene verificar el porcentaje aplicable cada ejercicio.
Errores frecuentes que detecta la inspección
- Estatutos que no prevén retribución, mientras la sociedad paga al administrador.
- Estatutos que prevén un sistema de retribución (por ejemplo, “participación en beneficios”) y en la práctica se paga una cantidad fija sin relación con el sistema estatutario.
- No distinguir documentalmente entre la retribución por el cargo y la retribución por funciones ejecutivas o laborales.
- No aplicar el tipo de retención correcto a las nóminas o facturas del administrador.
Recomendación práctica
Antes de fijar o modificar la retribución de un administrador, revisa que los estatutos estén actualizados y coincidan con la realidad retributiva. Es un ajuste barato de hacer con antelación y caro de corregir después de una inspección.
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Este artículo tiene carácter informativo. Para tu situación concreta, consulta con un profesional cualificado.